Administrasi perkantoran 3

Dalam melakukan mail marge dengan microsoft word 2018 terdapat fitur start mail marge yang dapat membuat surat sebanyak apapun akan terasa menyenangkan dan tepat karena disini cukup membuat satu surat kemudian data yang akan menerima. Surat tersebut dibuat secara terpisah dengan memanfaatkan aplikasi database lain atau fitur yang memang sudah tersedia di microsoft word 2010 itu sendiri. Adapun langkah-langkah dalam menggunakan mail marge sebagai berikut: 1) Pertama kali yang harus dibuat dokumen induk/dokumen utama. Contoh: format sebuah formulir.  2) Setelah dokumen induk selesai simpan dengan nama. Contoh: "formulir" kemudian klik tab menu mailings. 3) Kemudian pilih step by step mail marge wizard. 4) Pada kontak dialog yang muncul, pilih letters pada bagian select dokument type, kemudian klik next "starting document"  5) Kemudian pada langkah selanjutnnya: pilih use the current document klik next 6) Kemudian sumber data diatur (data source) untuk mail

Kegiatan administrasi tentu memiliki fungsi dan manfaat menurut quibel (2001), Terdapat lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran yakni sebagai berikut. 1. Fungsi rutin   Fungsi laten adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup kegiatan pengarsipan dan penggandaan dokumen fungsi laten dilakukan oleh organisasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari. 2. Fungsi teknis   Fungsi teknis adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai keterampilan pengantaran yang memadai dapat berupa kemampuan mengoperasikan aplikasi komputer atau masing-masing perkantoran biasanya dilaksanakan oleh staf administrasi yang baik dalam Departemen teknologi informasi. 3. Fungsi analisis   Fungsi Analisis adalah fungsi yang menggunakan pemikiran kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan penerapan dari fungsi ini adalah kegiatan laporan dan pengambilan kebijakan baru perusahaa

Seperti yang telah diuraikan sebelumnya jabatan dalam sebuah organisasi terbagi menjadi beberapa tingkatan dengan pembagian tugas yang berbeda pada pola berikut contoh jenis-jenis jabatan yang dapat ditemukan dalam suatu perusahaan 1) pimpinan kantor Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan pimpinan kantor dikenal juga dengan sebutan Kepala Kantor ataupun direktur selain bertugas memantau kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan pimpinan kantor juga bertugas mengatur pembagian tugas pengadaan personil mekanisme kerja dan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan. 2) jabatan manajerial Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen planning organizing actuating controlling dan jabatan manajerial adalah jabatan pelaksana. 3) staf atau pembantu ahli Jabatan ini diisi oleh para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam bidangnya staf atau

Menurut pendapat the liang gie dalam bukunya, Administrasi Perkantoran Modern (2009), administrasi merupakan kebulatan proses penyelenggaraan kegiatan yang mengandung 8 unsur administrasi yaitu organisasi,manajemen,hubungan,pegawai tata usaha,dan perwakilan ke 8 unsur tersebut saling berkaitan dan membentuk kesatuan yang tak terpisahkan dalam proses Kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berikut adalah penjelasan terkait kedelapan unsur tersebut. 1. Pengorganisasian     Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka Organisasi yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2. Managemen  Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai 3. Tata hubungan   Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pi

Surat merupakan pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan penggolongan pengarahan pencatatan pendistribusian dan pengiriman surat keluar.  berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi sebagai berikut. 1.  surat biasa      Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain. 2.  Surat rahasia       Surat yang isinya tidak boleh diketahui orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan Biasanya pada Samudra ditandai dengan RKS atau R cara pengiriman yang menggunakan dua sampul sampul pertama ditulis rhs atau air kemudian kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua yaitu sampul surat biasa tidak diberik

Penanganan surat masuk maupun surat keluar meliputi semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolaan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. pada umumnya terdapat dua macam penanganan surat sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. 1. Sistem Agenda Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk keluar dalam satu tahun. Apa tugas untuk mengagendakan surat disebut agendaris. tiga jenis buku agenda yaitu sebagai berikut.      a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan dalam setiap halaman     b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan/sebaliknya dengan nomor urutan sendiri-sendiri     c.  buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sendiri. Istilah-istilah yang terdapat dalam

         Pengurusan surat-surat kamtor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Setiap kantor biasanya mengikuti suatu sistem tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Sistem pengurusan surat yang biasa dikenal yaitu sebagai berikut. 1. Sistem tradisional atau sistem buku agenda. 2. Sistem pola baru modern, disebut juga sistem kartu kendali.           Peraturan menteri pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman tata naskah dinas instansi pemerintah menyatakan bahwa "surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima". Barthos (2009:24-32) berpendapat bahwa cara pengukuran surat-surat apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur, yaitu dengan tahapan sebagai berikut.  1. Melakukan penyortiran terhadap surat yang masuk. 2. Melakukan penyortiran selanjutnya 3. Membuka sampul (amplop) surat. 4. Mengerluarkan surat dari dalam sampul. 5. Meneliti surat. 6. Membaca su

         Pengertian surat telah banyak dikemukan oleh para ahli. Akan tetapi, untuk sekadar pegangan dapat diambil salah satu batasan (definisi) pengertian surat. Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisannyq dan dibuat dengan tujuan penyampaian  informasi kepada pihak lain.          Dari pengertian surat tersebut, dapat pula dikatakam bahwa surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam orgamisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pengawai/pejabat, baik secara intrrn maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan,  tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan etika dan kode etik tertentu yang dalam bahasa administrasi disebut tata persuratan.          Surat memiliki fungsi sebagai sebagai berikut. 1. Wakil dari pengiriman/penulisan. 2. Bahan pembuktian. 3. Pemdoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

1.filing cabinet     Merupakan parleng papan arsip yang berbentuk lemari dengan tinggi 26 cm,dan lebar 35cm-36cm terdiri dari beberapa laci 2.Rotary     Merupakan alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar 3.Lemari arsip     Merupakan tempat penyimpanan berbagai tempat arsip 4.Rak arsip     Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral(penyamping) 5.Stomap folio     Merupakan kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan 6.Map shelhecter     Merupakan map yang memiliki penjepit ditengahnya 7.Folder map     Tanpa dilengkapi dengan daun penutup 8.Hanging folder     Folder yang mempunyai besi penggantung ini dipasang pada gawang yang difilling cabinet 9.Guide     Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip 10.Map besar (order)      Dengan ukuran punggung sekitar 5cm

Kemampuan otomatisasi perkantoran untuk menghubungkan oranh secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor, bahkan otomatisasi perkantoran membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan dikantor. Sebaliknya, pekerjaan itu dapat dilakukan dimana pun saat itu pengawai berada, adapun karakteristik dari virtual office, sebagai berikut: A) Melintas batas Perubahan suatu lingkungan bisnis menurut suatu perusahaan atau organisasi untuk lebih fleksibel didalam melakukan kegiatan produksinya. Untuk itu perusahaan harus menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan penggunanya, sehingga dibutuhkan minat dari pengguna suatu produk, dari sinilah terbentuk virtual organisasi yang memiliku peranan penting. B) Berbagi sumber daya (resources) Misalnya, toko buku online pusaka yang menjual macam buku, pustaka bekerja sama dengan perusahaan lain untuk mendapatkab stok yang selanjutnya dijual melalui pustaka sama halnya, ketika kita menjul buku daei pustak