Sistem pengelolaan surat
Penanganan surat masuk maupun surat keluar meliputi semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolaan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. pada umumnya terdapat dua macam penanganan surat sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
1. Sistem Agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk keluar dalam satu tahun. Apa tugas untuk mengagendakan surat disebut agendaris. tiga jenis buku agenda yaitu sebagai berikut.
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan dalam setiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan/sebaliknya dengan nomor urutan sendiri-sendiri
c. buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sendiri.
Istilah-istilah yang terdapat dalam buku agenda yaitu sebagai berikut.
a. Buku verbal, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat buku keluar selama 1 tahun. disebut juga buku agenda keluar, bertugas disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi, yaitu buku yang yang dipergunakan untuk Mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima Surat. petugasnya disebut, ekspeditor.
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan diterima kode-kode surat dengan nomor masing-masing.
d. Disposisi, yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.
e. Blanko konsep, yaitu blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas dengan kepala surat yang telah tercatat untuk membuat surat yang dikirimkan.
g. Taklik, suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
A) Penerimaan surat
Pengiriman surat dapat dilakukan oleh bagian depan kantor atau front office seperti satpam dan resepsionis kegiatan penerimaan surat mulai dari menerima sampai menyimpan arsip tugas penerimaan surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk meneliti ketetapan alamat menanda tangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
B) Penyortiran surat
Surat diterima dari resepsionis selanjutnya sudah dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi dapat diberikan kepada alamat yang dituju tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan atau organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
C) Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa penting atau rahasia untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca surat kecuali sudah diizinkan oleh pemimpin pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari Minggu bulan dan tahun juga memudahkan dalam menyimpan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan setelah dicatat Selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat tidak dicatat kemudian bertugas memberikan surat tersebut kepada pemimpin dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari suatu dari surat tersebut.
D) Pengarahan surat
peran surat adalah menentukan siapa saja yang melahirkan akan proses surat berkaitan dengan permasalahan surat-surat dilakukan oleh pimpinan karena pimpinan yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan Siapa yang harus memproses surat tersebut.
E) Lembar disposisi
lembar disposisi adalah Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk Menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
F) Penyampain surat
Jika pimpinan sedang menuliskan instruksinya di Lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisi yang diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di Lembar disposisi jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjukkan akan mendapatkan salinan suratnya tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk makam yang menerima harus menandatangani buku ekspedisi intern.
2.) Sistem kartu kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem kearsipan pola baru atau sistem kartu kendali sistem kartu kendali perkenalkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia Anri dan Lembaga Administrasi Negara sejak tahun 1970 an pengurusan surat dengan sistem kartu kendali atau sistem kearsipan pola baru adalah pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian penataan arsip dengan pola klasifikasi dan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip kartu kendali adalah formulir yang berukuran 10 * 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar kartu kendali minimal rangkap dua atau sesuai kebutuhan masing-masing organisasi Beberapa kelebihan sistem pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali adalah pencatatan surat cukup sekali yaitu pada unit kearsipan sarana mudah ditata karena ukurannya kecil cara dapat digunakan untuk sarana penelusuran keberadaan arsip sedangkan kelemahannya adalah dibutuhkan banyak petugas arsip dan harus memiliki kemampuan mengelola informasi jumlah sel yang dibutuhkan relatif lebih banyak dan sarana kartu kendali mudah hilang karena bentuknya lembaran penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.
Prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali adalah sebagai sebagai berikut.
A) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di setiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya dalam pelaksanaannya kalau suatu memerlukan kecepatan dalam dalam proses surat keluar tersendiri sebagai dengan penyampaiannya Ke instansi lain dilaksanakan sendiri hal ini dapat dilakukan asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah dilaksanakan.
B) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat nilai menjadi 3 kategori yaitu surat penting biasa atau rahasia kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam mengerti Segala persoalan dalam lingkungan instansi nya dan harus teliti untuk surat yang penting maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia tugasnya tersurat bukan tugas yang bertugas mencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan qadar secara tepat kalau petugas pencatat tersebut menentukan indeks dan kode sebaiknya makan dulu dan diserahkan kepada pengarah atasan untuk mengisi kolam tersebut kalau memang diperlukan kecermatan dan volume surat penting banyak sekali maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
C) Pengarahan atau pengendalian surat
tugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan misalnya kepala tata usaha tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut.
1) menerima surat yang telah di Lampiri kartu kendali II dan III serta memarahkan kk3 sebagai bukti surat sudah diterima
2) menentukan arah surat kepada siapa atau ke Unit mana surat diterusakan.
3) mengisi kolom indeks kode dan pengolah pada kartu kendali
4) mengambil kartu kendali II disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan Setelah 1 tahun di jilid.
5) meneruskan salat beserta kartu kendali III Apakah ada unit pengolahan atau unit kerja.
6) menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolahan dan menukarkan dengan KK II dengan KK III
7) menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip atau arsiparis dan III dengan KK I
a)Penyampaian surat ke unit pengolah.
b) penyimpanan atau penataan arsip
tugas penata arsip atau arsiparis adalah sebagai berikut.
1) menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai berikut bahwa surat sedang di proses pengolahan.
2) menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali I dengan kartu kendali III
3) menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
1. Sistem Agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk keluar dalam satu tahun. Apa tugas untuk mengagendakan surat disebut agendaris. tiga jenis buku agenda yaitu sebagai berikut.
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan dalam setiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan/sebaliknya dengan nomor urutan sendiri-sendiri
c. buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sendiri.
Istilah-istilah yang terdapat dalam buku agenda yaitu sebagai berikut.
a. Buku verbal, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat buku keluar selama 1 tahun. disebut juga buku agenda keluar, bertugas disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi, yaitu buku yang yang dipergunakan untuk Mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima Surat. petugasnya disebut, ekspeditor.
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan diterima kode-kode surat dengan nomor masing-masing.
d. Disposisi, yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.
e. Blanko konsep, yaitu blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas dengan kepala surat yang telah tercatat untuk membuat surat yang dikirimkan.
g. Taklik, suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
A) Penerimaan surat
Pengiriman surat dapat dilakukan oleh bagian depan kantor atau front office seperti satpam dan resepsionis kegiatan penerimaan surat mulai dari menerima sampai menyimpan arsip tugas penerimaan surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk meneliti ketetapan alamat menanda tangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
B) Penyortiran surat
Surat diterima dari resepsionis selanjutnya sudah dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi dapat diberikan kepada alamat yang dituju tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan atau organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
C) Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa penting atau rahasia untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca surat kecuali sudah diizinkan oleh pemimpin pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari Minggu bulan dan tahun juga memudahkan dalam menyimpan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan setelah dicatat Selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat tidak dicatat kemudian bertugas memberikan surat tersebut kepada pemimpin dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari suatu dari surat tersebut.
D) Pengarahan surat
peran surat adalah menentukan siapa saja yang melahirkan akan proses surat berkaitan dengan permasalahan surat-surat dilakukan oleh pimpinan karena pimpinan yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan Siapa yang harus memproses surat tersebut.
E) Lembar disposisi
lembar disposisi adalah Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk Menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
F) Penyampain surat
Jika pimpinan sedang menuliskan instruksinya di Lembar disposisi maka surat tersebut berikut lembar disposisi yang diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di Lembar disposisi jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjukkan akan mendapatkan salinan suratnya tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk makam yang menerima harus menandatangani buku ekspedisi intern.
2.) Sistem kartu kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem kearsipan pola baru atau sistem kartu kendali sistem kartu kendali perkenalkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia Anri dan Lembaga Administrasi Negara sejak tahun 1970 an pengurusan surat dengan sistem kartu kendali atau sistem kearsipan pola baru adalah pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian penataan arsip dengan pola klasifikasi dan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip kartu kendali adalah formulir yang berukuran 10 * 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar kartu kendali minimal rangkap dua atau sesuai kebutuhan masing-masing organisasi Beberapa kelebihan sistem pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali adalah pencatatan surat cukup sekali yaitu pada unit kearsipan sarana mudah ditata karena ukurannya kecil cara dapat digunakan untuk sarana penelusuran keberadaan arsip sedangkan kelemahannya adalah dibutuhkan banyak petugas arsip dan harus memiliki kemampuan mengelola informasi jumlah sel yang dibutuhkan relatif lebih banyak dan sarana kartu kendali mudah hilang karena bentuknya lembaran penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.
Prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali adalah sebagai sebagai berikut.
A) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di setiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya dalam pelaksanaannya kalau suatu memerlukan kecepatan dalam dalam proses surat keluar tersendiri sebagai dengan penyampaiannya Ke instansi lain dilaksanakan sendiri hal ini dapat dilakukan asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah dilaksanakan.
B) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat nilai menjadi 3 kategori yaitu surat penting biasa atau rahasia kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam mengerti Segala persoalan dalam lingkungan instansi nya dan harus teliti untuk surat yang penting maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia tugasnya tersurat bukan tugas yang bertugas mencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan qadar secara tepat kalau petugas pencatat tersebut menentukan indeks dan kode sebaiknya makan dulu dan diserahkan kepada pengarah atasan untuk mengisi kolam tersebut kalau memang diperlukan kecermatan dan volume surat penting banyak sekali maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
C) Pengarahan atau pengendalian surat
tugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan misalnya kepala tata usaha tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut.
1) menerima surat yang telah di Lampiri kartu kendali II dan III serta memarahkan kk3 sebagai bukti surat sudah diterima
2) menentukan arah surat kepada siapa atau ke Unit mana surat diterusakan.
3) mengisi kolom indeks kode dan pengolah pada kartu kendali
4) mengambil kartu kendali II disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan Setelah 1 tahun di jilid.
5) meneruskan salat beserta kartu kendali III Apakah ada unit pengolahan atau unit kerja.
6) menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolahan dan menukarkan dengan KK II dengan KK III
7) menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip atau arsiparis dan III dengan KK I
a)Penyampaian surat ke unit pengolah.
b) penyimpanan atau penataan arsip
tugas penata arsip atau arsiparis adalah sebagai berikut.
1) menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai berikut bahwa surat sedang di proses pengolahan.
2) menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali I dengan kartu kendali III
3) menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Komentar
Posting Komentar