Pengelolaan surat masuk dan surat keluar

         Pengurusan surat-surat kamtor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Setiap kantor biasanya mengikuti suatu sistem tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Sistem pengurusan surat yang biasa dikenal yaitu sebagai berikut.
1. Sistem tradisional atau sistem buku agenda.
2. Sistem pola baru modern, disebut juga sistem kartu kendali.
          Peraturan menteri pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman tata naskah dinas instansi pemerintah menyatakan bahwa "surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima". Barthos (2009:24-32) berpendapat bahwa cara pengukuran surat-surat apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur, yaitu dengan tahapan sebagai berikut.
 1. Melakukan penyortiran terhadap surat yang masuk.
2. Melakukan penyortiran selanjutnya
3. Membuka sampul (amplop) surat.
4. Mengerluarkan surat dari dalam sampul.
5. Meneliti surat.
6. Membaca surat.
7. Menyampaikan surat (intern).
8. Mencatat surat.
9. Penanganan surat
          Nuraida, (2008) berpendapat bahwa suatu surat adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/ perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan disebut, ditujukan kepada instansi/ perusahaan lain atau bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama pada pada pengurusan surat keluar tindak lanjut (follow up) dari surat masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern pada umumnya yang menempuh beberapa prosedur yang sama.

1. PENGELOLAAN SURAT MASUK
Menurut Ating tedjasutisna prosedur mengelola surat masuk menggunakan langkah-langkah sebagai berikut.
    A) Penerimaan
Tugas penerimaan yaitu sebagai berikut
1) mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2) meneliti ketepatan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.
3) mengolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.
4) mendatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
    B) Penyortiran
 penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk mengelola lebih lanjut dan dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin, dan rahasia.
    C) Pencatatan
Setelah surat dicatat stempel (cap)
serta memeriksa ketepatan jenis maupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan
     D) Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda(buku harian) buku ini bisa disebut buku agenda masuk (Daily Mail Record). Petugas dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
    E) Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu untuk diproses lebih lanjut harus carakan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya
    F) Penyampain surat
 penyampaian surat dilakukan oleh oleh penduduk as mengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
1) surat yang sudah disposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern
2) menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan
3) petugas mengarahkan atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda yang untuk dicatat dalam buku pengarahan
     G) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan atau berkas arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolahan untuk mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut
2) PENGELOLAAN SURAT KELUAR
Untuk prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut
    A) Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan
    B)  apabila konsep surat telah mendapatkan persetujuan cara memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolahan. kemudian kepala surat mengolah harus tekun dan teliti harus mengerti konsep surat konsep surat ini menjadi bentuk surat (Net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.
     C) Mengetik surat dalam bentuk akhir
 konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
    D) Penandatanganan
Net surat ini kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani
    E) Pencatatan
Dalqm pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut.
1) not surat yang telah ditandatangani dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (lampiran dan amplop).
2) surat dinas resmi ini lebih jual dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis
3) surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.